Senin, 30 November 2020, WIB
Breaking News

, 21 Mei 2015, 00:00:00 WIB, 19 View , Kategori : Tataruang

Sehubungan dengan hal tersebut, Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (TRP) menghadiri pertemuan kick off meeting pelaksanaan kearsipan yang diselenggarakan pada tanggal 20 Mei 2015 bertempat di Ruang rapat SS-4, Bappenas dengan para peserta perwakilan dari unit kerja eselon I dan II serta para fungsional arsiparis di lingkungan Sesmen PPN/Bappenas. Dalam hal ini, Direktorat TRP diwakili oleh Subdit Informasi dan Sosialisasi TRP.

Acara dibuka oleh Kepala Pusdatin Renbang, Suharmen, S.Kom. M.Si dan didampingi oleh tenaga konsultan, Drs. Sudjono dan Kasubbag Kearsipan, Bappenas.  Kapusdatin, Suharmen mengatakan bahwa selama ini masih banyak permasalahan terkait dengan kearsipan diantaranya belum ada prasarana dan sarana yang terpenuhi seperti gudang atau tempat penyimpanan arsip ataupun dokumen yang dimiliki oleh Bappenas. Selain itu juga masih lemahnya kompetensi SDM khususnya dalam fungsional kearsipan (arsiparis) yang perlu dibina dan dikembangkan oleh Bappenas. Selain itu pula implementasi dari pengelolaan arsip di Kementerian PPN/Bappenas belum berjalan secara optimal, ditambah dengan kondisi existing (fasilitas, sarana dan SDM) belum sesuai kebutuhan dan standar kearsipan. Namun demikian, hal ini harus tetap dilakukan perbaikan dan penyesuaian yang berdasarkan pada peraturan perundangan yang berlaku seperti yang tercantum dalam UU no. 43 tahun 2009 serta PP 28 tahun 2012.  Kegiatan ini semi kajian yang dibantu oleh Tenaga Konsultan, Bp. Sujono dan dilakukan selama bulan Mei s/d Oktober (6 bulan) dengan sumber dana APBN Kementerian PPN/Bappenas.

Tujuan diadakannya rapat ini untuk mengetahui sejauhmana sistem kearsipan di Kementerian PPN/Bappenas dapat dilaksanakan sesuai norma, standar, prosedur dan kriteria. Hal ini untuk mencapai salah satunya keberhasilan capaian kinerja kearsipan dan alat bukti yang sah. Untuk kegiatan ini, Pusdatin akan menmberikan formulir survei arsip yang harus diisi oleh semua unit kerja eselon I dan II serta di lingkungan Sesmen PPN/Bappenas untuk mengidentifikasi seberapa besar jumlah volume arsip yang dimiliki oleh Bappenas.

Tenaga Ahli, Bp. Sujono mengatakan bahwa sebagai unit kearsipan yang termasuk dalam Sistem Kearsipan Instansi, suatu Instansi harus melakukan pembinaan dan evaluasi terhaadp sistem pengelolaan termasuk dalam kebijakan dan organisasi, prasarana dan sarana, sumberdaya manusia serta pendanaan kearsipan.  Untuk evaluasi kegiatan tahun 2015 ini, baru sampai mengevaluasi pada prasarana dan sarana, sumberdaya manusia dan pendanaan. Terkait dengan prasarana, memang Bappenas saat ini sedang menyusun dan membangun Record Center yang bekerjasama dengan pihak ANRI dan sebagai contoh untuk pilot projectnya adalah Kementerian Pertanian. Selain itu juga telah diselesaikannya penandatanganan Jadwal Retensi Arsip (JRA) oleh Menteri PPN/Bappenas. Di internal Bappenas,Pusdatin juga telah melakukan konsolidasi dengan Bagian Biro Umum dalam penyediaan dan kebutuhan fasilitas sarana dan prasarana (odner, lemari, filing cabinet dll). Secara kedudukan dan kewenangan, keberadaan unit kearsipan ada di Sesmen, dengan kegiatan tata persuratan di Biro Umum, dan kegiatan tata kearsipannya ada di Pusdatin. Sedangkan untuk pembinaan kompetensi Sumberdaya manusianya berada di Biro SDM, sedangkan pembinaan pegawai secara teknis kearsipan ada di Pusdatin.

Beberapa hal teknis dalam diskusi: (a) bagaimana cara mengisi formulir survei tersebut, siapa yang bertanggungjawab atas informasi arsip tersebut dan batas waktu pengembalian formulir survei arsip tersebut; (b) bagaimana jika suatu unit pengolah tidak ada staf arsiparisnya dan adanya keterbatasan SDM, dana dan secara existing kondisinya ternyata masih banyak surat ataupun dokumen yang tersebar di beberapa subbagian dan tidak tersentralisasikan, serta (c) bagaimana dengan jumlah dan kompetensi dari SDM terutama fungsional arsiparis mengingat jenis keterampilan ini yang tidak banyak dimiliki oleh unit kerja pengolah arsip di Bappenas.

Kesimpulan:
- Pembinaan dan evaluasi terhadap sistem pengelolaan arsip lembaga yang mengacu kepada ketentuan yang berlaku secara nasional;
- Pembinaan sistem pengelolaan arsip harus meliputi sistem penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, sampai dengan penyusutan arsip;
- Evaluasi terhadap penyelenggaraan kearsipan lembaga negara untuk mendapatkan umpan balik atau feedback terhadap perbaikan sistem pengelolaan arsip lembaga;
- Pusdatin sebagai unit kearsipan harus melaporkan hasil pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan setiap tahunnya kepada pimpinan;
- Bappenas secepatnya menyediaan gedung atau tempat penyimpanan arsip yang layak untuk mendukung pengolahan arsip ke depannya serta pembinaan SDM fungsional kearsipan yang dapat meningkatkan kinerja organisasi.
- Terkait dengan kebiasaan hampir semua direktorat menggunakan sistem hanya kategori surat masuk dan surat keluar bukan kodifikasi, klasifikasi, pengindeksan, sebaiknya hal ini dihindari karena dapat menyulitkan pada saat penyusutan arsip itu sendiri.

Tindak lanjut:
- Terkait dengan formulir survei arsip yang diminta untuk diisi oleh masing-masing unit pengolah arsip, Pusdatin akan mengirimkan memorandum kepada setiap unit kerja dengan penunjukan  para PIC di masing2 kedeputian untuk membantu mengoordinasikan pengisian formulir survei arsip tersebut yang harus diisi dalam waktu 2 minggu kedepan.
- Perlu penjelasan dan definisi dari setiap butir pertanyaan dalam formulir survei arsip untuk memudahkan cara pengisian dan lebih mudah untuk dimengerti.
- Perlu dilakukan pendampingan dari tenaga fungsional kearsipan di Bappenas untuk membantu setiap unit kerja dalam melakukan pengolahan jenis arsip yang ada.
- Biro SDM akan menindaklanjuti proses pengusulan jabatan fungsional arsiparis dari masing2 tenaga tata usaha di unit kerja pengolah untuk mendapatkan jabatan sebagai tenaga arsiparis penyelia, sehingga nantinya diharapkan Bappenas akan mempunyai banyak lagi tenaga fungsional arsiparis (SY).



Menjaga Kawasan Konservasi dengan Rencana Tata Ruang Taman Nasional Kerinci Seblat
Sabtu, 22 Agu 2020, 11:23:55 WIB, Dibaca : 18 Kali
FGD Kajian Strategi Komunikasi dan Sosialisasi RPJMN 2020 bidang Tata Ruang Pertanahan dan Informasi Geospasial
Sabtu, 22 Agu 2020, 11:24:18 WIB, Dibaca : 21 Kali
Identifikasi Capaian Pelaksanaan Reforma Agraria di Provinsi Sulawesi Utara
Selasa, 28 Apr 2020, 06:46:21 WIB, Dibaca : 14 Kali

Tuliskan Komentar